Te explicamos los conceptos principales de la contabilidad para pequeñas empresas en UK
¿Por qué es tan importante la contabilidad para tu pequeña empresa en UK?
Llevar una contabilidad clara y rigurosa es uno de los pilares fundamentales para el éxito y la sostenibilidad de cualquier pequeña empresa en el Reino Unido.
Lejos de ser un mero trámite administrativo, una buena gestión contable te permite cumplir con la ley y tomar decisiones financieras informadas que guíen el futuro de tu negocio.
Una contabilidad precisa y bien organizada no es una opción, sino una necesidad. Gracias a ella, puedes:
- Cumplir con la legalidad vigente: Presentar tus impuestos y cuentas anuales correctamente te evita sanciones por parte de la HMRC.
- Controlar el flujo de efectivo (cash flow): Te permite saber con exactitud de dónde viene y a dónde va tu dinero, un aspecto vital para la supervivencia del negocio.
- Tomar decisiones basadas en datos: Una contabilidad clara te ofrece una fotografía fiel de la salud financiera de tu empresa, lo que te ayuda a tomar decisiones estratégicas.
- Planificar tus impuestos: Te permite anticipar qué impuestos deberás pagar y optimizar las deducciones a las que tienes derecho.
Nociones básicas de la contabilidad para pequeñas empresas
Para empezar a organizar tus finanzas, debes familiarizarte con ciertos conceptos y prácticas:
El registro de todas las transacciones
Es imprescindible que registres todas las transacciones de tu negocio, tanto los ingresos como los gastos. Además, debes guardar toda la documentación de soporte —facturas, recibos, extractos bancarios— durante un mínimo de seis años, ya que la HMRC puede solicitarla en caso de inspección.
Contabilidad por caja frente a contabilidad por devengo
Existen dos métodos principales para registrar las operaciones:
- Contabilidad por criterio de caja (cash basis): Registras los ingresos y gastos en el momento en que el dinero entra o sale de tu cuenta. Es un sistema más sencillo, ideal para los negocios más pequeños.
- Contabilidad por criterio de devengo (accrual basis): Registras las operaciones cuando se generan, no cuando se pagan. Aunque es más complejo, ofrece una imagen financiera más completa y precisa, y es obligatorio para empresas que superan un cierto umbral de facturación.
Principales impuestos en la contabilidad para pequeñas empresas en UK
El sistema fiscal británico puede parecer complejo, así que pensémoslo como un tablero con cuatro casillas principales por las que casi toda pequeña empresa pasa. Estos son los nombres de los impuestos principales con los que te tienes que familiarizar:
- Income Tax y National Insurance Contributions (NICs): son los impuestos que pagan los autónomos (sole traders) y los directores de empresa sobre sus ingresos personales.
- Value Added Tax (VAT): el IVA. El registro en el régimen de IVA es obligatorio si tu facturación supera el umbral establecido por el gobierno.
- Pay As You Earn (PAYE): es el sistema para gestionar los impuestos y las contribuciones de los empleados.
- Corporation Tax: es el impuesto sobre los beneficios que deben pagar las sociedades limitadas (limited companies).
La iniciativa Making Tax Digital (MTD)
Olvídate del papeleo y las hojas de cálculo interminables. La iniciativa Making Tax Digital (MTD) de HMRC es un empujón hacia el futuro que tiene como finalidad la digitalización completa del sistema fiscal.
¿Qué significa para ti en la práctica? Que ahora es obligatorio usar un software de contabilidad compatible para llevar tus registros y presentar los impuestos. Es un cambio que busca modernizarlo todo y, aunque requiere una pequeña adaptación, puede simplificar enormemente tu día a día. Consulta la guía oficial en GOV.UK.
De todas manera, si sigues con dudas, en Sociedades UK te ofrecemos las herramientas y el asesoramiento necesarios para que puedas constituir tu empresa y empezar a organizar tus finanzas sobre una base sólida.