Contratar empleados en Reino Unido es una señal de crecimiento y profesionalización de tu empresa. Sin embargo, el proceso implica cumplir una serie de requisitos legales, fiscales y administrativos. Ya sea que tu empresa sea una Limited Company (Ltd) o cualquier otra forma jurídica, contratar personal exige responsabilidad y conocimiento de las normas laborales británicas. A continuación, detallamos los pasos clave y los requisitos que debes tener en cuenta si deseas contratar empleados en Reino Unido.
Requisitos para contratar empleados en Reino Unido
Desde el registro en HMRC hasta el cumplimiento de
normativas laborales y fiscales, cada paso cuenta. Asegúrate de seguir estos
requisitos y contar con asesoramiento legal y contable, para proteger tanto a
tu empresa como a tus empleados.
Registrarse como empleador ante HMRC
Antes de contratar a tu primer empleado, debes registrarte como empleador en HMRC. Esto te permite gestionar correctamente las nóminas, impuestos y cotizaciones. Se debe hacer al menos 5 días antes de pagar al primer empleado y el proceso se realiza en línea a través del sitio oficial de HMRC.
Este registro implica:
- Obtener un PAYE reference y una Accounts Office reference, necesarios para reportar y pagar impuestos.
- Establecer un sistema de Payroll (nóminas).
Verificar el derecho a trabajar en el Reino Unido
Todo empleador está obligado a comprobar que los trabajadores tienen derecho legal a trabajar en UK. Debes solicitar el pasaporte, visado o permiso de residencia del posible empleado. Utiliza el servicio online del Home Office para verificar el estatus migratorio, especialmente tras el Brexit.
Error común: contratar sin revisar esta documentación puede conllevar sanciones de hasta £20,000 por empleado.
Proporcionar un contrato de trabajo
En Reino Unido, debes proporcionar al empleado un «written statement of employment particulars» el primer día de trabajo. Esto incluye:
- Condiciones laborales
- Jornada laboral y salario
- Vacaciones y beneficios
- Política de despido
No es obligatorio registrarlo ante un organismo, pero sí conservarlo y entregarlo al trabajador.
Cumplir con el salario mínimo legal
Cada año se actualiza el National Minimum Wage y el National Living Wage. Está determinado por la edad y el tipo de contrato del trabajador. Consulta los valores actuales en la web de gov.uk.
Registrar a los empleados en PAYE (Pay As You Earn)
PAYE es el sistema que usa HMRC para recaudar: Impuesto sobre la renta y cotizaciones a la seguridad social (National Insurance Contributions). Como empleador, debes calcular estas deducciones en cada nómina, presentar reportes mensuales a HMRC (RTI: Real Time Information). Puedes gestionar esto con software de nóminas o con ayuda de un contable.
Proporcionar un plan de pensiones (auto-enrolment)
Todas las empresas en Reino Unido están obligadas a ofrecer un plan de pensiones a sus empleados elegibles. Es obligatorio si el empleado:
- Tiene entre 22 años y la edad de jubilación estatal
- Gana más de £10,000 al año
Debes inscribirlo automáticamente en un plan y realizar aportaciones.
Contratar un seguro de responsabilidad del empleador
El Employer’s Liability Insurance es obligatorio en la mayoría de los casos. Cubre posibles reclamaciones si un empleado sufre una lesión o enfermedad relacionada con su trabajo. La multa por no tenerlo puede llegar a £2,500 por día y la póliza debe cubrir al menos £5 millones.
Cumplir con normativas de salud y seguridad
Debes garantizar un entorno de trabajo seguro y cumplir con la normativa de Health and Safety Executive (HSE). Estas normativas son:
- Realizar evaluaciones de riesgos
- Ofrecer formación en prevención
- Disponer de primeros auxilios
Esto es especialmente relevante si se trata de actividades industriales, logísticas o presenciales.
Registrar y conservar la documentación laboral
Debes conservar registros durante al menos 3 años: Contratos y nóminas, verificación de derecho al trabajo, deducciones fiscales y aportaciones a la pensión e informes RTI enviados a HMRC.
La falta de documentación puede traer sanciones en caso de inspección.
Considerar implicaciones fiscales internacionales
Si el empleador reside fuera del Reino Unido o el trabajador es extranjero, pueden surgir obligaciones fiscales adicionales o convenios de doble imposición. Nuestra recomendación es que consultes con un asesor fiscal para evitar errores o doble tributación, especialmente si la empresa tiene vínculos con España.