Una vez que una empresa está registrada y operativa en Reino Unido, cumplir con las obligaciones legales anuales es fundamental para evitar sanciones, garantizar la transparencia corporativa y mantener la buena reputación de la entidad. Tanto las sociedades limitadas (Ltd) como otras formas empresariales deben seguir una serie de pasos regulatorios cada año para mantenerse en regla. A continuación, se detallan las principales responsabilidades anuales que debes tener en cuenta como empresario.
Presentación del Confirmation Statement (Formulario CS01)
El Confirmation Statement es una declaración que forma parte de las obligaciones legales anuales para todas las empresas registradas en Companies House. Sirve para confirmar que la información legal de la empresa (como directores, dirección registrada, estructura de capital y accionistas) sigue siendo correcta o para actualizarla si ha habido cambios.
Debe presentarse al menos una vez cada 12 meses, y el coste actual en 2025 es de £13 si se presenta online (£40 si se hace en papel). Es importante respetar la fecha de vencimiento para evitar posibles sanciones o incluso la disolución forzosa de la empresa.
Cuentas anuales (Annual Accounts)
Las empresas deben presentar cuentas anuales a Companies House que reflejen su situación financiera. Estas cuentas incluyen:
- Balance de situación.
- Cuenta de pérdidas y ganancias.
- Notas explicativas.
El contenido exacto puede variar en función del tamaño de la empresa. Las microempresas pueden acogerse a formatos más simplificados. La fecha límite para la presentación de las cuentas suele ser nueve meses después del cierre del ejercicio fiscal.
El incumplimiento de este plazo puede generar multas automáticas, que comienzan en £150 y aumentan progresivamente cuanto más se retrase la entrega.
Declaración del impuesto de sociedades (Corporation Tax)
Toda empresa activa debe calcular y declarar el impuesto de sociedades (Corporation Tax) ante HMRC, incluso si no tiene que pagar nada. Esto implica:
- Registrarse para el Corporation Tax (si no se hizo al registrar la empresa).
- Calcular el beneficio imponible.
- Presentar la declaración (CT600) dentro de los 12 meses posteriores al final del periodo contable.
- Pagar el impuesto en un plazo de 9 meses y 1 día desde el final del ejercicio fiscal.
En 2025, el tipo de impuesto de sociedades se mantiene en el 25% para empresas con beneficios superiores a £250.000, mientras que las de menos de £50.000 pagan el 19%, con un sistema gradual para importes intermedios.
Mantenimiento de registros contables y societarios
Otra cuestión importante en cuanto a las obligaciones legales anuales es conservar durante al menos seis años los documentos contables y registros societarios. Esto incluye: Facturas, recibos, extractos bancarios, contratos, libros de actas y registro de miembros (accionistas).
Estos registros pueden ser requeridos por HMRC o Companies House en caso de auditorías o inspecciones.
Además, desde 2016, todas las empresas deben mantener y reportar un registro de personas con control significativo (Persons with Significant Control, PSC). Esto incluye personas que poseen más del 25% de las acciones o derechos de voto y/o tienen derecho a nombrar o cesar a la mayoría del consejo de administración.
Los datos deben mantenerse actualizados y reportarse a Companies House, normalmente a través del Confirmation Statement.
Obligaciones legales anuales adicionales: Pago del salario y declaraciones de PAYE
Si la empresa tiene empleados o paga salario a sus directores, debe estar registrada como empleador y operar un sistema PAYE (Pay As You Earn). Esto implica:
- Enviar declaraciones mensuales a HMRC (RTI: Real Time Information).
- Pagar las contribuciones a la Seguridad Social (National Insurance) y retenciones de impuestos.
- Emitir el resumen anual (P60) a cada empleado y el P11D si hay beneficios en especie.
- Cumplimiento con el seguro de responsabilidad obligatoria
Las empresas con empleados están legalmente obligadas a contratar un seguro de responsabilidad civil para empleadores (Employers’ Liability Insurance), con una cobertura mínima de £5 millones. El certificado debe estar disponible para inspección y puede ser requerido por la HSE (Health and Safety Executive).
Obligaciones legales anuales adicionales: renovación de licencia o registros específicos
Algunas actividades requieren licencias específicas que deben renovarse anualmente o cumplir con informes periódicos. Esto puede aplicar a sectores como alimentación y bebidas, transporte, servicios financieros o actividades reguladas. No renovar o mantener en regla estos permisos puede suponer la imposibilidad de operar legalmente.