Llevar la contabilidad correctamente es una de las tareas más importantes para cualquier empresa registrada en Reino Unido. Una buena gestión contable no solo garantiza el cumplimiento legal ante HMRC y Companies House, sino que también proporciona información clave para la toma de decisiones empresariales. Llevar la contabilidad en Reino Unido paso a paso implica organización, puntualidad y un buen conocimiento de la normativa vigente. En este artículo te explicamos paso a paso cómo llevar la contabilidad de tu empresa en Reino Unido, incluso si vives en el extranjero.
Elegir una estructura contable adecuada
Antes de empezar, es esencial conocer el tipo de empresa que gestionas (por ejemplo, una Ltd Company, un Sole Trader o una Partnership), ya que cada una tiene distintas obligaciones contables. Este artículo se enfoca principalmente en las empresas limitadas (Ltd), que son la forma más común entre emprendedores.
Apertura de una cuenta bancaria empresarial
Disponer de una cuenta bancaria separada es obligatorio para las empresas Ltd. Esto permite gestionar ingresos y gastos de forma clara y evita mezclar las finanzas personales con las de la empresa. Toda transacción comercial debe realizarse desde esta cuenta.
Registro de ingresos y gastos
Es imprescindible registrar cada operación comercial indicando la fecha, una descripción clara, el importe, el IVA aplicado (si corresponde) y adjuntar el comprobante o factura correspondiente. Utilizar software contable como QuickBooks, Xero o FreeAgent puede facilitar enormemente esta tarea, ya que están diseñados para cumplir con el sistema fiscal británico.
Conservación de documentación que respalde la contabilidad de tu empresa
La ley exige conservar durante seis años toda la documentación que respalde la contabilidad. Esto incluye facturas de ventas y compras, recibos, contratos y extractos bancarios. Esta documentación puede ser requerida en auditorías o revisiones fiscales.
Contabilidad de tu empresa: gestión del IVA
Si la facturación anual supera las £90,000 (nuevo umbral vigente en 2025), debes registrarte para el IVA. A partir de entonces, es obligatorio incluir el IVA en las facturas, presentar declaraciones trimestrales (VAT returns) y liquidar el impuesto correspondiente o reclamar devoluciones, según el caso. Desde 2022, todas las empresas sujetas a IVA deben presentar sus declaraciones mediante software compatible con el programa Making Tax Digital (MTD).
Control de salarios y dividendos
Los directores y accionistas pueden recibir un salario y/o dividendos. El salario debe gestionarse a través del sistema PAYE, con sus correspondientes deducciones fiscales y de seguridad social. En cuanto a los dividendos, deben declararse formalmente en actas y solo pueden distribuirse a partir de beneficios netos, respetando el orden contable.
Presentación de cuentas anuales ante Companies House
Las empresas Ltd están obligadas a presentar cuentas anuales ante Companies House, normalmente dentro de los nueve meses siguientes al cierre del ejercicio contable. Estas cuentas deben incluir un balance, una cuenta de pérdidas y ganancias y, en función del tamaño de la empresa, notas explicativas adicionales.
Declaración del impuesto de sociedades (Corporation Tax)
La declaración del impuesto de sociedades debe presentarse a HMRC en un plazo máximo de 12 meses desde el final del ejercicio fiscal. Incluye el formulario CT600, un cálculo detallado de los beneficios imponibles y el pago correspondiente del impuesto, que oscila entre el 19% y el 25%. Es importante destacar que, aunque tienes 12 meses para presentar la declaración, el pago debe realizarse dentro de los 9 meses y un día desde el cierre del ejercicio.
Presentación de la Self Assessment para directores
Los directores de empresas normalmente deben presentar una declaración personal de ingresos a través del sistema de Self Assessment. En esta se incluyen el salario, los dividendos y cualquier otro ingreso personal. El plazo para presentar la declaración online finaliza el 31 de enero del año siguiente.
Apoyo profesional y contabilidad de tu empresa con herramientas digitales
Aunque es posible llevar la contabilidad por cuenta propia, se recomienda contar con el respaldo de un contable registrado en Reino Unido, especialmente si vives en el extranjero. Además, utilizar software compatible con el programa Making Tax Digital (MTD) te ayudará a automatizar procesos y a mantener todo en orden. Un profesional puede ayudarte a evitar errores, cumplir con los plazos legales y aprovechar todas las deducciones posibles.